Publipostage -SERVICE POSTAL

GAGNEZ DU TEMPS EN UTILISATION LA FONCTION PUBLIPOSTAGE

Introduction au guide du publipostage

Cette aide présente la fonction Publipostage. A ce stade, nous considérons que vous êtes familier avec l’utilisation du site Service Postal et que vous savez envoyer un courrier simple. Si ce n’est pas le cas, consulter la page d’aide de notre site

Présentation de la fonction publipostage

La fonction publipostage (ou mailing en anglais) permet d’envoyer un courrier type à plusieurs destinataires différents. L’idée est d’économiser du temps et des manipulations en réalisant un seul courrier au lieu de plusieurs.

Pour réaliser cette opération, préparer deux documents :

• Le modèle de courrier : matérialise la lettre à envoyer
• La liste des destinataires (nom, adresse et éventuellement des éléments de personnalisation du courrier comme la civilité par exemple)

Afin de permettre à notre site de réaliser la fusion entre le modèle de courrier et la liste des destinataires, un certain formalisme doit être respecté sur le nom des champs et leur insertion dans le modèle de lettre.

Réalisation du modèle de lettre

Notre fonction de publipostage accepte pour l’instant les fichiers au format Microsoft WORD (fichiers de type .doc ou .docx).

Vous devez donc disposer de ce logiciel pour rédiger votre modèle de lettre. La réalisation du courrier se fait de la même manière qu’une lettre simple. Vous pouvez utiliser toutes les fonctions de mise en forme proposées par le logiciel.

La seule contrainte est d’identifier les champs du publipostage en entourant leur nom à l’aide du double caractère ##.

Ainsi pour insérer le nom de votre destinataire, il suffit de saisir la séquence suivante ##NOM_DESTINATAIRE##. Le nom du champ est imposé. La liste complète des champs obligatoires est disponible ici .

Il ne doit pas y avoir d’espace entre le double caractère # et le nom du champ. Attention également à ne pas insérer des mises en forme au milieu du nom du champ. Par exemple, ##NOM_DESTINATAIRE## ne sera pas reconnu (les caractères # ne sont pas en gras). En revanche ##NOM_DESTINATAIRE## ne posera pas de problème.

Un exemple de modèle de lettre peut être téléchargé en suivant ce lien.

Constitution de la liste d’adresses

La liste des destinataires peut être communiquée soit sous la forme d’une feuille Excel (.xls ou .xlsx) soit au format CSV (fichier texte sont les champs sont séparés par des points-virgules).

La première ligne du fichier contient le nom des champs. Les lignes suivantes contiennent les valeurs pour chacun de ces champs. Attention toute ligne doit être complète et contenir une valeur pour tous les champs.

L’ordre des champs n’a pas d’importance. Le nom des champs ne doit pas comporter les caractères ## servant à les identifier dans le modèle de lettre.

Un exemple de liste des destinataires peut être téléchargé soit au format Excel , soit au format CSV.

Pour préparer votre propre liste des destinataires, vous pouvez télécharger les fichiers modèles suivants, soit au format Excel , soit au format CSV.

Liste des champs obligatoires

Voici la liste des champs dont le nom et le format sont imposés :

Nom du champ	Type	Obligatoire	Remarque
NOM_DESTINATAIRE	Texte	Oui
PRENOM_DESTINATAIRE	Texte	Oui
NOM_SOCIETE_DESTINATAIRE	Texte	Non	La valeur est vide par défaut si le champ n’est pas présent
ADRESSE_LIGNE1_DESTINATAIRE	Texte	Oui
ADRESSE_LIGNE2_DESTINATAIRE	Texte	Non	La valeur est vide par défaut si le champ n’est pas présent
CODE_POSTAL_DESTINATAIRE	Nombre	Oui
VILLE_DESTINATAIRE	Texte	Oui
PAYS_DESTINATAIRE	Texte	Non	La valeur est « FRANCE » par défaut si le champ n’est pas présent
NOM_EXPEDITEUR	Texte	Oui s’il s’agit d’une lettre recommandée
PRENOM_EXPEDITEUR	Texte	Oui s’il s’agit d’une lettre recommandée
NOM_SOCIETE_EXPEDITEUR	Texte	Non	La valeur est vide par défaut si le champ n’est pas présent
ADRESSE_LIGNE1_EXPEDITEUR	Texte	Oui s’il s’agit d’une lettre recommandée
ADRESSE_LIGNE2_EXPEDITEUR	Texte	Non	La valeur est vide par défaut si le champ n’est pas présent
CODE_POSTAL_EXPEDITEUR	Nombre	Oui s’il s’agit d’une lettre recommandée
VILLE_EXPEDITEUR	Texte	Oui s’il s’agit d’une lettre recommandée
PAYS_EXPEDITEUR	Texte	Non	La valeur est « FRANCE » par défaut si le champ n’est pas présent
REFERENCE_CLIENT	Texte	Non	La valeur est vide par défaut si le champ n’est pas présent

La référence client est une zone libre qui sera imprimée sur l’avis de réception si elle est fournie.

La longueur des champs n’est pas imposée. Attention cependant à la mise en page de votre courrier lors de la fusion avec des champs particulièrement longs. L’étape de prévisualisation vous permettra de vérifier chaque courrier individuellement.

Personnalisation avancée

Le paragraphe précédent donne la liste des champs dont le nom est imposé. En effet pour permettre la production du courrier, les informations du destinataire (et de l’expéditeur pour un courrier recommandé) doivent être identifiées par notre logiciel, afin de produire le porte-adresse et/ou le bordereau du recommandé.

Il est cependant possible de définir ses propres champs afin de personnaliser ses courriers. L’exemple le plus évident est la civilité (Monsieur, Madame) qu’il est possible de définir dans la liste des destinataires (sous la forme d’une colonne supplémentaire) et dans le modèle du courrier.

Le nommage de ce champ est libre, à la condition d’être différent des champs dont le nom est imposé (cf liste juste au-dessus) et de ne pas comporter d’espace ou de caractères spéciaux. Le champ peut être nommé « Civilité » ou « MonsieurMadame » ou « Mr_Mme », etc

Pour faire référence à la valeur de champ dans votre courrier, il faudra insérer le nom que vous avez choisi entouré de deux fois le caractère dièse. Par exemple, ##Civilité##.

Le nombre de ces champs n’est pas limité, ni leur sémantique. Il est ainsi possible d’ajouter un numéro de client, une valeur de facture, une date (attention cependant à la façon dont Excel stocke les dates, il est préférable de les saisir sous forme de texte en préfixant la valeur par une apostrophe), etc

Un exemple de liste des destinataires avec des champs supplémentaires de personnalisation peut être téléchargé soit au format Excel , soit au format CSV . Le modèle de lettre correspondant peut être obtenu en suivant ce lien.

Envoi du publipostage

Une fois votre modèle de courrier d’une part et votre liste de destinataires d’autre part réalisés et sauvegardés, vous pouvez vous rendre sur la page dédiée de notre site, pour réaliser l’envoi de votre publipostage.

Cliquer sur le + à gauche pour nous transmettre votre modèle de document. Cliquer sur le + à droite pour nous transmettre votre liste de destinataires.

Ensuite choisissez le type du courrier et les options d’impression et de mise sous pli et cliquer ensuite sur le bouton :

(qui se trouve dans la colonne à droite) pour accéder à la page de prévisualisation de vos courriers.

Cette page contient des boutons de navigation

qui vous permettent de visualiser tous les courriers qui seront imprimés. Le champ de texte entre les boutons de navigation permet de saisir un numéro de page pour y accéder directement.

Si tout vous paraît correct, cliquer sur le bouton :

 Il vous sera alors demandé de payer votre commande et une page de confirmation vous sera alors affichée.

Vous avez également la possibilité de cliquer sur le bouton :

afin d’ajouter votre publipostage au panier et pouvoir continuer à commander d’autres courriers.

Commencer votre publipostage

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